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Sobre técnicas de venta y hábitos de productividad personal. Que cosas me ha funcionado y cuales no.

Como he mejorado mi gestión de proyectos gracias a Trello.

De vez en cuando, buscando info sobre cual va a ser el próximo curso tropiezas con uno, que desde la primera lección ya sabes que te va a cambiar la forma de trabajar. Se trata de Trello. Una pasada de herramienta de gestión de proyectos y productividad.

El curso está impartido por Miguel Antunez dentro de la plataforma de cursos de boluda.com. En otros cursos, a veces, el profesor, en la explicación se adorna demasiado provocando el bostezo y te obliga a dar «adelante» al video para ir al grano y saltarte la paja. En este curso no. Aquí, Miguel, no se anda por las ramas ni se columpia. Va al grano y a toda leche, como a mi me gusta; incluso, muchas veces tienes que dar al pause y volver atrás, porque si parpadeas, te pierdes algo.

Volviendo a Trello. Imagina tener una herramienta, increíblemente fácil de usar, totalmente flexible y potente. Que te permita tener el control de cualquier proyecto, ya sea individual o de equipo y que aumente tu productividad casi sin darte cuenta.

 

ejemplo de Trello

 

El poder de decidir (y decidir bien)

En cuanto pones por escrito las diferentes fases del proyecto, creas las listas y las tarjetas, y empiezas a editar las tarjetas para definir exactamente que hay que hacer en cada fase, añades las etiquetas y luego las mueves para colocarlas en su sitio es como si se hiciera la luz. Rápidamente detectas el proyecto en su conjunto. Ves lo que falla, lo que no estaba funcionando, lo que necesitaba mejorar y, muy importante, lo que sobraba o no aportaba nada al proyecto.

Con Trello podrás gestionar en grupos de tareas dentro de un proyecto, y tener el control de cada una de ellas a demanda. Además podrás delegar a miembros de tu equipo y trabajar con diferentes perfiles profesionales de forma coordinada e interactuando en tiempo real.

El funcionamiento de Trello se basa en «tableros». Cada tablero se usa para gestionar un proyecto. En el tablero puedes crear listas y dentro de las listas creas las tarjetas. Cada tarjeta es como un trozo del proyecto. Y ese trozo es el que puedes asignar a colaboradores o a ti mismo, añadirle tareas a realizar, marcarlo con etiquetas, ponerle fecha de seguimiento. Un control total, pero que se gestiona instintivamente sin ningún esfuerzo. Está muy bien pensado.

Además también podrás integrar otras aplicaciones externas y automatizar tareas, con lo cual, la gestión de tu proyecto puede crecer en eficacia y productividad bastantes puntos.

Tarjeta de muestra

Tus proyectos van donde tu vas.

Además Trello cuenta con una APP para IOS y Android, con lo que podrás anotar ideas, cambiar rutas del proyecto, cambiar asignaciones de tareas a otro colaborador o crear tareas o listas de tareas nuevas, en caso que se abra otra línea de proyecto.

La aplicación móvil es genial y funciona muy fluida. Totalmente recomendable.

Para todo tipo de proyectos.

Hay gente que piensa que Trello  es una especie de gestor de tareas, del tipo tarea pendiente vs tarea hecha, pero nada más lejos de la realidad. Con Trello puedes gestionar actividades de todo tipo, incluidos temas personales.

Puedes gestionar CRMs, proyectos de diseño, desarrollo de productos, proyectos de diseño web, calendarios editoriales, y cualquier cosa que necesite cierta organización y control en las tareas a realizar, y sobre todo, quien las va a hacer y cuanto tiempo tienen para hacerlo.

 

ejemplo Trello

 

Implantando Trello en 3,2,1…

Por mi parte ya me he puesto a ello y estoy creando un tablero de Trello para cada uno de los proyectos que tengo entre manos, y que algunos estaban por retomar o reconducir.

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Gracias por tu visita, y nos leemos en la próxima entrada del blog.

Casi en 2019 y sigo con agenda de papel ¿Porque?

Acaba de llegarme la nueva agenda para el 2019 y ya estoy trasladando ciertos datos básicos que toda agenda debe tener, como datos de contacto fundamentales por si algo le pasa al móvil, incluso a quien hay que avisar en caso de accidente, etc. Esos datos son los que relleno siempre antes de empezar a usar la agenda.

Algunos amigos y compañeros me preguntan cómo alguien que trabaja con ordenadores, que usa smartphone, tableta y hasta pulsera inteligente, sigue usando agenda de papel.

La respuesta es sencilla. Me encanta.

Me gusta organizar todos los eventos, tanto los profesionales como personales, así como los del club, en un único sitio. Saber que todo está ahí.

Pasar páginas y organizar citas, reuniones y recordatorios. Añadir vencimientos y fechas especiales. Subrayar, tachar, corregir, marcar, resaltar. Todo está ahí, negro sobre blanco. Un sitio donde poder hojear, cuando termino de rematar el domingo con un té calentito, mientras repaso como he gestionado la semana que se acaba, miro que me queda pendiente, y aprovecho para planificar la siguiente semana.

No es un fetiche. Es algo mucho más efectivo que el calendario del móvil. Aplico un sistema organizativo similar al timeblocking aunque algo tuneado. El uso de la agenda siempre es compartido con propio móvil, y su asistente google assistant o cortana. a las que voy pidiendo que envíen mensajes o e-mails, mientras voy apuntando y corrigiendo en la propia  agenda los recordatorios, citas y reuniones pertinentes para tenerlo todo bajo control.

Este año voy a cambiar un poco y voy a probar por una agenda día página, cuando siempre he usado las agendas de semana vista, pero estoy comprobando que a veces me falta espacio para apuntar algún detalle. Por supuesto siempre escribo con portaminas o lápiz, ya que el bolígrafo, ensucia demasiado la agenda, y no es recomendable. El lápiz, además,  te permite borrar si tienes algún error o necesitas hacer algún cambio.

Agendas 2018 y agenda 2019.
Agenda 2018 vs agenda 2019

Me gustan mucho los modelos de Finocam y este año he apostado por el modelo Mara Y10, de 21×14 cm aproximadamente. Es un modelo encuadernado, flexible, y con goma para mantener la agenda cerrada.

El modelo lo he adquirido en DASS, donde puedes solicitar a Rosa María, que te envíe, a tu correo y en PDF, el catálogo de agendas  2019.

El tiempo es lo único que tenemos, y de esta forma tengo la sensación de saborearlo más. De saborearlo mejor.

Hasta el próximo post.

 

Como dominar tu productividad combinando los métodos To-do list y time blocking

La gestión del propio tiempo, o productividad, siempre ha sido un quebradero de cabeza para todo tipo de profesionales. Si preguntas a diferentes personas hay quien defiende la forma de trabajar con  time blocking y otros con el sistema de gestión de listas de tareas. Las to-do list. Yo creo que lo mejor es la combinación de ambas

Las to-do list no son otra cosa que la gestión de tareas, que puedes organizar por listas y que además se pueden etiquetar con diferentes hashtag para poder localizarlas fácilmente y, por supuesto, se les puede añadir prioridad, y otro tipo de marcas para facilitar su filtrado.

Las to-do list son herramientas prácticas porque te permiten tener controladas las tareas a hacer sin que se te pueda olvidar nada, ya que hay que hacer clic en la tarea para marcarla como finalizada. Mejoran la productividad pero tienen un peligro. Y es la procrastinación, es decir, el aplazamiento de ciertas tareas incómodas o poco atractivas que se van aplazando sine die.

El time blocking es marcar en una agenda de toda la vida, o en la agenda del móvil o el del ordenador (normalmente están sincronizadas), el día y la hora en la que vas a hacer alguna tarea determinada, pero no apuntando cada tarea de forma detallada, sino que lo ideal es hacerlo por bloques.

Este sistema es bastante efectivo y elimina, en gran medida, el peligro de procrastinación, también tiene sus inconvenientes. Para empezar, los imprevistos existen, y puede ocurrir que cuando cuando vas a comenzar un bloque previsto para las 12:30, por ejemplo; aparece una llamada inoportuna o un imprevisto que te trastoca la agenda de ese día, teniendo que reorganizarte de nuevo para cuadrar la agenda.

Personalmente empecé a preocuparme por la gestión del tiempo y la productividad hace unos 10 años, cuando intentaba hacer todo sobre la marcha y al mismo tiempo y me di cuenta que no llegaba. Tenía que gestionar una tienda con dos empleadas (campañas de temporada, gestión stocks, etc…), salir a visitar clientes, hacer presupuestos con la tablet o el movil donde me pillara, atender proveedores,  hacer trabajos de diseño gráfico, atender en la tienda, etc, etc….  El resultado no era bueno. Muchas cosas se quedaban a medias o sin hacer y la sensación personal era de desbordamiento, estres y ansiedad. Entonces decidí organizarme de otra manera.

Empecé con lo que hoy se conoce como time blocking (esa manía de ponerle nombres anglosajones a todo), en aquella época yo lo llamaba «cuadrar la agenda», y dedicaba a ello el viernes por la tarde, entre otras tareas. Consiste en planificar en una agenda la semana siguiente, pero hacerlo por bloques sin especificar que elementos van dentro de cada bloque. Por ejemplo.

 

Ejemplo de time blocking o agenda por bloques

 

Una vez definica la agenda por bloques, falta decidir que se hace dentro de cada bloque. En este momento es donde entran las «to-do list» o como yo las llamo «lista de tareas», que casi me gusta más. Hay cientos de aplicaciones para gestionar las listas de tareas. Personalmente, y a fecha de hoy, a mi me gusta usar Wunderlist; es muy limpio, funciona en cualquier plataforma y es muy intuitivo.

Wunderlist te permite crear diferentes listas donde irás añadiendo cada tarea, y esas listas las llamarás igual que el bloque correspondiente a lo que tienes creado en la agenda o time-blocking

 

Lista de tareas Wunderlist

 

La forma de funcionar es tan sencilla como eficaz. Conforme te vayan llegando tareas (por e-mail, teléfono, en reuniones, etc) se abre una tarea nueva en la aplicación y se guarda en la lista correspondiente, y una vez vas a empezar un nuevo bloque de tareas, abres la lista y haces solo esas tareas, sin dejar que nada más te interrumpa. Ni llamadas ni e-mails ni nada. Estas reunido con tu time-blocking. No te preocupes por los mensajes o llamadas, porque cuando llegues a la sección de «llamadas» o «correos» de tu time-blocking es cuando podrás contestar todas llamadas perdidas y enviar todos los correos que tengas pendientes.

El secreto está en ser metódico. Por ejemplo. Si estás en el time-blocking de presupuestos, abre la lista de presupuestos y solo dedícate a hacer presupuestos y no te dejes arrastrar hacia ninguna distracción, llamada, e-mail o cualquier otro roba-tiempos que se te acerque por tu zona.

Para finalizar: Conviene dejar un espacio de descanso entre bloque y bloque, de forma que puedas levantarte al servicio, beber agua, estirar las piernas, mirar 5 minutos por la ventana y respirar relajado. Entrarás en el siguiente bloque como cuando un miura sale de chiqueros. 😉

Para expertos nivel pro: Ya es de nota aprender a usar aplicaciones de apoyo como TextExpander que sirve para escribir textos completos solo con abreviaturas que tu mismo te puedes configurar y Zapier que sirve para automatizar procesos repetitivos y mejorar tu productividad. Estas dos cosas son increíbles y te pueden ayudar mucho. Ya hablaremos mas adelante de ellas en este blog.

Un saludo y nos leemos la semana que viene.

 

¿Tienes una idea de negocio? Necesitas esta guía

¿Tienes una idea y no sabes por donde empezar para desarrollarla? ¿Te gustaría saber si tu idea tiene recorrido o es viable?

El Gurú del marketing online, Joan Boluda junto con sus colaboradores, entre los que destaca Valentí Acconcia, consultor de crowdfunding, han presentado una campaña con el objetivo de crear una Guia del emprendedor.

Esta campaña de crowdfunding, presentada en la plataforma Verkami contaba con un presupuesto objetivo de 5000€ necesarios para poder maquetar y editar la guía.

El objetivo se consiguió en solo 40 minutos, y en apenas 24 horas la guía ya contaba con el 300% recaudado, algo ya previsto por los autores de la misma, que además han añadido objetivos ampliados (mejoras en la propia guía) si se superan diferentes niveles de recaudación.

La ventaja de esta guía,  consiste en ser muy práctica y está pensada para ir desarrollando tu proyecto escribiendo en la propia guía de una forma ordenada y paso a paso desde detectar la idea de negocio hasta trazar el plan de acción completo.

 

En fin, me parece una idea de sus promotores brillante, y no quiero desvelar más detalles aquí. Prefiero que, si tenéis una idea, o conocéis a alguien que le pueda interesar y queréis más info sobre está fantástica guía, os recomiendo que visitéis la página de Verkami donde está presentada la campaña, así como la entrada del blog de Joan Boluda donde encontrareis más info y podréis escuchar el podcast donde cuenta los primeros momentos del lanzamiento de la propia campaña.

Fotos extraídas de la campaña «Guia del Emprendedor» de verkami.

Gracias por tu visita y recordarte que si quieres puedes comentar y/o compartir esta entrada. Hasta pronto.

 

Como publicitar tu empresa todo un año desde solo 5€ al mes

El verano entra en su recta final y muchos gerentes ya llevan días pensando en la publicidad o la promoción para su empresa para la próxima temporada.

La receta que no falla y que demuestra año tras año su alto retorno en impacto publicitario todo el año por solo una pequeña inversión, es el patrocinio deportivo en diferentes clubs y de los más variados deportes.

Patrocinar a peñas deportivas o grupos de amigos no está mal, pero el acierto está en patrocinar a clubs federados que participen en competición oficial. Ello proporcionará a tu empresa presencia en medios de comunicación generalistas de prensa y radio que de otra forma no obtendrías  o sería muy caro y el retorno publicitario es mucho mayor, seguramente a cambio de un precio similar.

Por ejemplo, un club que conozco bien, como el Club Voleibol Oliva, te permite ser patrocinador desde el irrisorio precio de 60€ al año.  Y estamos hablando de un club que en la temporada 2016-2017 tenía 10 equipos en competición oficial de la Federación Valenciana y que acabaron temporada con varios campeones en diferentes categorías.

Aquí tienes 5 razones para usar el patrocinio como estrategia publicitaria.

1. Los seguidores del club pasan a ser los seguidores de tu marca.

El club tiene seguidores, y los familiares y amigos de los jugadores y jugadoras van a seguir las noticias del club incondicionalmente. Van a ver tu marca como algo propio del club.

2. El club te genera marketing de contenido.

Los gerentes y responsables de publicidad de cualquier empresa saben qué la forma más efectiva de generar interés por tu marca y que está aparezca en los resultados de búsqueda en las redes, es generar contenidos, información útil. El club patrocinado genera contenidos por él mismo, ya que publica noticias regularmente (como mínimo una vez a la semana) y la marca se beneficia de este contenido para mejorar su presencia y posicionamiento en los buscadores.

Un ejemplo:

Las noticias del Club Voleibol Oliva, tienen un impacto de más de dos mil quinientas visualizaciones directas cada vez que genera una noticia, aparte las interacciones que los usuarios hacen en ellas y las redes sociales. Y la publicidad de los patrocinadores se visualiza en cada noticia dentro del mismo texto. 

3. El patrocinio mejora la imagen de tu marca.

Patrocinando un club, tu marca está ayudando al mantenimiento de ese club donde seguramente hay equipos de niños y niñas y por lo tanto, en la mente del consumidor tu marca queda etiquetada cómo solidaria y participativa.

 

4- Presencia en medios de gran tirada

El patrocinio proporciona a tu marca el acceso a importantes medios de comunicación, qué de otro modo sería muy caros y que no todas las empresas se pueden permitir. Estoy hablando de periódicos de tirada autonómica y comarcal, que publican la noticias y resultados de los partidos semanalmente y por consiguiente, el patrocinador también se ve beneficiado al aparecer en dichos medios, semana si y semana también.

5. Patrocinar no es solo aparecer en una camiseta.

Si no se quiere, o no se puede salir en las equipaciones oficiales, hay otras formas de aprovechar el tirón mediático que genera un club.

Algunos clubs permiten poner banners publicitarios dentro de su web, (como es el caso del Club Voleibol Oliva). También Se pueden insertar “Publinoticias” dentro del apartado noticias del club. Esto se suele usar para promociones u ofertas puntuales.

Catalogo de patrocinios.

Lo ideal a la hora de interesarse por el patrocinio de un club es que éste disponga de un catálogo de patrocinios.

Un catálogo de patrocinios es un documento donde el club especifica de forma clara cuales son los espacios disponibles en los diferentes soportes, (vallas, equipaciones, espacios web, etc…) con su precio y lo que incluye. En el catálogo del Club Voleibol Oliva, está todo lo anterior especificado.

Catálogo patrocinios

Es importante que el club disponga de un catálogo de este tipo para evitar malos entendidos.

A tener en cuenta también.

Todos los clubs no son iguales, y hay algunos que se preocupan por dar contenidos de calidad y de ir renovando la web continuamente y otros no. Hay una forma de comprobar el posicionamiento fácilmente, busca en google por el deporte que te interesa, si aparece un club de tu comarca o ciudad en la primera página de resultados ese es el club al que te interesaría patrocinar.

Eligiendo el club adecuado, acertarás de pleno.