Llegamos al final de este viaje por el Lean Office, y Paco, nuestro sufrido currante, por fin respira tranquilo en su oficina técnica. Pero le faltaba una última pieza en el puzle: dejar de ser una centralita telefónica.
¿Te suena? Estás concentrado programando en Lantek y, de repente: «Paco, ¿cómo va el trabajo de los soportes?», «Paco, he validado el plano ¿Tienes dibujado el GEO?», «Paco, ¿cuándo vas a lanzar este a trabajo?».
En el curso de Lean, aprendimos que si alguien tiene que preguntar cómo va un proceso, es porque la gestión visual ha fallado. La información debe ser «empujada» a la vista de todos, no «extraída» a base de interrupciones.
Realmente, trabajar en un departamento técnico se parece más a un trabajo de vendedor de lo que pueda parecer a priori. parece que una oficina técnica es lo más alejado de las ventas que hay, pero no nos engañemos, un programador o un diseñador, también tienen «clientes», sólo que son «clientes internos» que te van a pedir resultados, plazos y soluciones. En Vender como un cabrón, expliqué que la transparencia genera confianza. Si tu cliente (interno) sabe en todo momento en qué estado está su proyecto, no te dará la vara. Así de simple.
Para Paco, la Gestión Visual no ha sido poner cuadros bonitos, sino crear un sistema donde la realidad grite:
- Paneles Kanban: Ver de un vistazo qué está «Pendiente», qué está «En Proceso» y qué está «Terminado». Sin abrir un solo Excel.
- Indicadores (KPIs) en tiempo real: No gráficos complejos, sino semáforos. Verde: vamos bien. Rojo: tenemos un problema.
- Estandarización visual: Que cualquier persona del equipo pueda mirar la pantalla de gestión y entender, en 3 segundos, si el trabajo urgente de hoy llegará a tiempo al taller o hay alguna incidencia.
Hay multitud de herramientas que pueden ayudar a tener todos los trabajos pendientes organizados y listos para ser consultados en cualquier momento. En empresas grandes e industriales, como Basor (que es donde yo trabajo), las soluciones más eficientes, suelen ser sistemas ERP como SAP enlazados a sistemas MES.
Pero en talleres más pequeños como el de nuestro protagonista Paco, se puede usar desde Planner de Microsoft, (por ir a lo más básico); pero también podemos usar herramientas bastante asequibles y muy potentes como por ejemplo Linear que te permite gestionar todo tipo de proyectos en un entorno minimalista y totalmente enfocado a resultados.
Te dejo un pequeño video de presentación del último curso que hice de Linerar que es brutal.
Y mientras tanto, Paco ya lo tiene más claro.
Ahora, Paco ya no responde correos de «status». Simplemente señala el panel (físico o digital). La información fluye sola, el silencio (del bueno) ha vuelto a la oficina y el talento de Paco se dedica a optimizar anidados, no a dar explicaciones.
El Lean Office no es magia, es método. Y como bien dice Paco ahora que tiene su sistema en marcha: «Lo que no se mide, no se mejora».
¡Gracias por acompañarnos en esta serie! Espero que estos pecados y soluciones te ayuden a que tu oficina deje de ser un cuello de botella para convertirse en el motor de tu empresa.
