El pasado mes de diciembre me senté en una de las salas de formación de la empresa para recibir una formación de SGS Productivity by Leansis. El plan: un curso de Lean Office.
Reconozco que iba con el colmillo un poco retorcido. Después de media vida en el mundo laboral, gestionando equipos, sacando tiempo de debajo de las piedras y habiendo pasado unos cuantos años como comercial, uno desarrolla cierto radar para detectar el «humo». De hecho, tengo un libro publicado sobre ventas (se llama Vender como un cabrón, por si tienes curiosidad) donde dedico un capítulo entero a cómo organizarse el trabajo para no morir en el intento.
Así que, cuando empezaron a hablar de los principios del Lean aplicado a la oficina, mi primera reacción interna fue una ironía silenciosa. «Claaaro que sí», pensé, «ahora van a descubrirme que tener la mesa limpia ayuda a trabajar mejor». Me parecía una sucesión de perogrulladas de manual; cosas que casi todo el mundo sabe, pero que se empaquetan con nombres japoneses para que parezca algo místico.
¿De verdad necesitaba que alguien me explicara que imprimir tres veces el mismo informe es un desperdicio? ¿O que tener 45 iconos en el escritorio del PC no es ser «multitarea», sino un caos? Para alguien que ya tiene sus propios sistemas de autoorganización, aquello sonaba a música de ascensor: está ahí, pero no te cambia la vida.
O eso creía yo.
Conforme pasaron los días y entramos en el barro de la metodología, la ironía empezó a transformarse en otra cosa. Fue una sensación curiosa, casi como cuando crees que dominas un software y de repente alguien te enseña un atajo de teclado que te vuela la cabeza. Me di cuenta de que muchas de esas «obviedades» yo las aplicaba a medias, o peor aún, las ignoraba bajo la excusa de «yo ya funciono así».
Ha sido un descubrimiento comprobar que, incluso en un campo tan trillado como la organización de una oficina, siempre hay una capa más de profundidad. A veces, lo que llamamos «perogrulladas» son simplemente verdades tan grandes que hemos dejado de verlas por puro hábito.
Este post es el primero de una serie de cinco donde voy a desglosar lo que aprendí en aquel curso. No para venderte la moto del Lean como una religión, sino para contarte cómo algunas de esas herramientas —que al principio me hacían arquear una ceja— me han obligado a replantearme cómo gestiono mis procesos y los de mi pequeño equipo.
En las próximas semanas hablaremos de:
- Los 8 desperdicios: O por qué tu jornada se escapa por el desagüe sin que te des cuenta.
- El flujo de valor: Cómo saber si tu trabajo realmente aporta algo o solo estás moviendo papeles (o archivos).
- 5S Digitales: Más allá de borrar carpetas temporales.
- Gestión Visual: Para que dejes de preguntar «¿cómo va lo mío?».
Si crees que ya lo sabes todo sobre productividad, acompáñame. Igual te llevas la misma sorpresa que yo.
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