Paco es un crack. Lleva años en la oficina técnica, conoce cada rincón del software y es el tipo al que todos acuden cuando algo se tuerce. Sin embargo, si observas el día a día de Paco, te das cuenta de que vive en una carrera de obstáculos invisible.
Su jornada empieza buscando un dato que alguien olvidó apuntar, sigue con un hilo de 20 correos para decidir el radio de un una parte de la pieza y termina lanzando un anidado a toda prisa porque el taller «lo quiere ya». Paco está agotado, pero lo peor es que siente que ha trabajado mucho para avanzar muy poco.
En el curso de Lean, nos enseñaron a ponerle nombre a esos obstáculos. Y aunque en mi libro Vender como un cabrón ya daba alguna pista sobre cómo dejar de perder el tiempo para centrarse en lo que de verdad importa (vender), lo que aprendí en diciembre me sirvió para bautizar los 7 Pecados Capitales que cometen la mayoría de oficinas:
Silos de información (El silencio administrativo): Es el primer pecado y uno de los más dañinos. Ocurre cuando la información no fluye y se queda estancada en «islas». Ese compañero que se guarda los datos para sí mismo, creyendo que la información es poder, solo consigue crear cuellos de botella. Si el equipo no tiene acceso visual y transparente a los datos, el proceso está ciego.
Sobreproducción: Hacer más de lo que se pide. Es el vicio de preparar un informe de diez páginas cuando en la reunión solo quieren un dato. Generar exceso de información «por si acaso» solo sirve para sepultarnos bajo montañas de archivos innecesarios. En Lean, hacer más de lo necesario es tan malo como no llegar.
Las Esperas (El freno de mano): Estar parado porque falta una validación, una firma o una respuesta de producción. Esos tiempos muertos donde no puedes avanzar en Lantek porque el cliente aún no ha confirmado el espesor. Es el veneno que mata el flujo de trabajo.
Incontinencia Digital (El bucle del email): Mi «favorito». Usar el correo electrónico como si fuera un chat. Lo que se resolvería con una llamada de 20 segundos y un «sí» o un «no», se convierte en un hilo infinito de ida y vuelta con 15 personas en copia que solo genera ruido y pérdida de concentración.
Decisiones con «lacitos» (Sobreproceso): Ponerle adornos a la toma de decisiones. Es esa burocracia que hace que una aprobación se vuelva eterna porque hay que cumplir con procesos que no añaden valor, solo apariencia. Si el proceso no te ayuda a decidir más rápido, es desperdicio puro.
Las Prisas (El espejismo de la velocidad): Aquí hay que ser claros: no es lo mismo ser rápido que tener prisa. Ser rápido es fruto de un proceso eficiente; tener prisa es el síntoma de una mala planificación. La prisa lleva al error, y el error te obliga al re-trabajo. Si no tienes tiempo para hacerlo bien a la primera, ¿de dónde lo sacarás para hacerlo dos veces?
Talento no utilizado (El profesional robot): El pecado más triste. Tener a gente con gran criterio perdiendo horas en tareas mecánicas y repetitivas. Aquí es donde las automatizaciones entran en juego: no para sustituirnos, sino para liberarnos de la carga administrativa y dejar que nuestro saber hacer se dedique a lo que de verdad aporta: decidir y optimizar.
En definitiva.
Identificar estos pecados en mi propio día a día fue como mirarse al espejo después de una noche de fiesta: no siempre gusta lo que ves, pero es el único camino para empezar a arreglarse.
En el próximo post, seguiremos hablando de Lean e intentaremos empezar a mapear el flujo de valor. Porque, creedme, una vez que aprendes a ver estos desperdicios, ya no puedes dejar de verlos.
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