Paco, nuestro protagonista de la oficina técnica, tiene un escritorio que da miedo. Y no hablo de su mesa física (que también), sino de la pantalla de su ordenador.
Tiene tantos iconos que no ve el fondo de pantalla, y sus carpetas se llaman cosas como «Presupuesto_Final», «Presupuesto_Final_v2» y «ESTE_SI_QUE_ES_EL_BUENO».
En el curso de Lean Office, nos explicaron que el desorden digital es el cáncer de la agilidad. Si Paco tarda 5 minutos en encontrar el plano correcto para crear una piezaen Lantek porque está «sepultado» en una maraña de subcarpetas, está cometiendo el pecado de Movimiento (Digital) y de Espera.
En Vender como un cabrón, siempre recalco que un comercial que no encuentra el dato de su cliente en el momento clave es un comercial que pierde la venta. En la oficina técnica, es exactamente igual: el desorden digital te hace lento y, por tanto, menos profesional.
Aquí es donde entran las 5S Digitales, adaptadas de la metodología japonesa para que dejen de sonar a chino:
- Seiri (Clasificar): ¿De verdad necesitas ese archivo de 2014 en el escritorio? Si no añade valor hoy, bórralo o archívalo fuera de tu vista. Elimina el «por si acaso».
- Seiton (Ordenar): Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Establecer una nomenclatura estándar. Si todos llamamos a los archivos igual (Fecha_Proyecto_Trabajo), cualquiera puede encontrar lo que busca aunque Paco no esté.
- Seiso (Limpiar): No es solo borrar iconos de acceso directo. Es eliminar duplicados, limpiar la bandeja de entrada y tener un escritorio despejado que te permita enfocarte.
- Seiketsu (Estandarizar): Crear las reglas del juego. «En esta oficina técnica, los archivos se guardan así y las versiones se gestionan asá». Sin reglas, el caos vuelve en tres días.
- Shitsuke (Disciplina): La más difícil. Convertirlo en hábito. No vale con limpiar una vez al año; el Lean es una carrera de fondo y tiene que aplicarse todos los días.
Paco empezó aplicando esto a sus carpetas compartidas y, de repente, la pregunta de «¿dónde habéis guardado el proyecto de ayer?» desapareció de la oficina. Ganó tiempo, ganó fluidez y, sobre todo, dejó de necesitar una tila a media mañana.
Porque las 5S no van de ser un maniático del orden, van de eliminar la fricción para que el talento pueda dedicarse a decidir, no a buscar.
En el próximo (y último) post, hablaremos de cómo hacer que todo esto sea visible para que nunca más tengas que preguntar: «¿Cómo va lo mío?».
