La gestión del propio tiempo, o productividad, siempre ha sido un quebradero de cabeza para todo tipo de profesionales. Si preguntas a diferentes personas hay quien defiende la forma de trabajar con time blocking y otros con el sistema de gestión de listas de tareas. Las to-do list. Yo creo que lo mejor es la combinación de ambas
Las to-do list no son otra cosa que la gestión de tareas, que puedes organizar por listas y que además se pueden etiquetar con diferentes hashtag para poder localizarlas fácilmente y, por supuesto, se les puede añadir prioridad, y otro tipo de marcas para facilitar su filtrado.
Las to-do list son herramientas prácticas porque te permiten tener controladas las tareas a hacer sin que se te pueda olvidar nada, ya que hay que hacer clic en la tarea para marcarla como finalizada. Mejoran la productividad pero tienen un peligro. Y es la procrastinación, es decir, el aplazamiento de ciertas tareas incómodas o poco atractivas que se van aplazando sine die.
El time blocking es marcar en una agenda de toda la vida, o en la agenda del móvil o el del ordenador (normalmente están sincronizadas), el día y la hora en la que vas a hacer alguna tarea determinada, pero no apuntando cada tarea de forma detallada, sino que lo ideal es hacerlo por bloques.
Este sistema es bastante efectivo y elimina, en gran medida, el peligro de procrastinación, también tiene sus inconvenientes. Para empezar, los imprevistos existen, y puede ocurrir que cuando cuando vas a comenzar un bloque previsto para las 12:30, por ejemplo; aparece una llamada inoportuna o un imprevisto que te trastoca la agenda de ese día, teniendo que reorganizarte de nuevo para cuadrar la agenda.
Personalmente empecé a preocuparme por la gestión del tiempo y la productividad hace unos 10 años, cuando intentaba hacer todo sobre la marcha y al mismo tiempo y me di cuenta que no llegaba. Tenía que gestionar una tienda con dos empleadas (campañas de temporada, gestión stocks, etc…), salir a visitar clientes, hacer presupuestos con la tablet o el movil donde me pillara, atender proveedores, hacer trabajos de diseño gráfico, atender en la tienda, etc, etc…. El resultado no era bueno. Muchas cosas se quedaban a medias o sin hacer y la sensación personal era de desbordamiento, estres y ansiedad. Entonces decidí organizarme de otra manera.
Empecé con lo que hoy se conoce como time blocking (esa manía de ponerle nombres anglosajones a todo), en aquella época yo lo llamaba «cuadrar la agenda», y dedicaba a ello el viernes por la tarde, entre otras tareas. Consiste en planificar en una agenda la semana siguiente, pero hacerlo por bloques sin especificar que elementos van dentro de cada bloque. Por ejemplo.
Una vez definica la agenda por bloques, falta decidir que se hace dentro de cada bloque. En este momento es donde entran las «to-do list» o como yo las llamo «lista de tareas», que casi me gusta más. Hay cientos de aplicaciones para gestionar las listas de tareas. Personalmente, y a fecha de hoy, a mi me gusta usar Wunderlist; es muy limpio, funciona en cualquier plataforma y es muy intuitivo.
Wunderlist te permite crear diferentes listas donde irás añadiendo cada tarea, y esas listas las llamarás igual que el bloque correspondiente a lo que tienes creado en la agenda o time-blocking
La forma de funcionar es tan sencilla como eficaz. Conforme te vayan llegando tareas (por e-mail, teléfono, en reuniones, etc) se abre una tarea nueva en la aplicación y se guarda en la lista correspondiente, y una vez vas a empezar un nuevo bloque de tareas, abres la lista y haces solo esas tareas, sin dejar que nada más te interrumpa. Ni llamadas ni e-mails ni nada. Estas reunido con tu time-blocking. No te preocupes por los mensajes o llamadas, porque cuando llegues a la sección de «llamadas» o «correos» de tu time-blocking es cuando podrás contestar todas llamadas perdidas y enviar todos los correos que tengas pendientes.
El secreto está en ser metódico. Por ejemplo. Si estás en el time-blocking de presupuestos, abre la lista de presupuestos y solo dedícate a hacer presupuestos y no te dejes arrastrar hacia ninguna distracción, llamada, e-mail o cualquier otro roba-tiempos que se te acerque por tu zona.
Para finalizar: Conviene dejar un espacio de descanso entre bloque y bloque, de forma que puedas levantarte al servicio, beber agua, estirar las piernas, mirar 5 minutos por la ventana y respirar relajado. Entrarás en el siguiente bloque como cuando un miura sale de chiqueros. 😉
Para expertos nivel pro: Ya es de nota aprender a usar aplicaciones de apoyo como TextExpander que sirve para escribir textos completos solo con abreviaturas que tu mismo te puedes configurar y Zapier que sirve para automatizar procesos repetitivos y mejorar tu productividad. Estas dos cosas son increíbles y te pueden ayudar mucho. Ya hablaremos mas adelante de ellas en este blog.
Un saludo y nos leemos la semana que viene.
