Estando tan cerca de cerrar este año, ya estamos mirando hacia el 2023 y no es de extrañar que estés pensando que este año, te has propuesto ser más organizado, y así, evitar esa molesta sensación de estar apagando fuegos constantemente.
A pesar de toda la tecnología que nos rodea para gestionar el tiempo, con los calendarios de las diferentes cuentas de correo electrónico con las que, seguramente, estarás trabajando, lo más efectivo y lo más práctico, es gestionar tu tiempo con una buena agenda de papel.
La trampa de los calendaios de las cuentas de e-mail.
Todas las cuentas de correo electrónico, tienen su calendario. Como seguramente tendrás varias cuentas de email, es muy probable que hayas decidido gestionar cada calendario por separado. Eso es un error que te va a quitar enorme cantidad de tiempo, que va hacer prácticamente imposible gestionar tu tiempo correctamente, y acabarás frustrado y estresado.
Yo mismo tengo una cuenta de e-mail profesional, dos cuentas personales, y varias cuentas de e-mail de los diferentes sitios web que gestiono. Si tuviera que gestionar todos esos calendarios sería una locura. Por eso lo tengo todo centralizado en una agenda de papel.
Tu agenda es el mapa de tu tiempo y de tu productividad.
Yo tardo dos segundos en saber como tengo la semana. Sólo abro la agenda usando el marcapáginas, y ya lo tengo. Toda mi semana de un vistazo. Sin historias, sin perdidas de tiempo, y sin tener que repetirle al asistente virtual cuatro veces que apunte la dichosa cita en el calendario. Yo tardo dos segundos en hacer todo eso y no falla.
La única diferencia entre un propósito y un proyecto es una fecha.
Para mi, la agenda de papel, es un mapa para planificar mi tiempo. Todo lo apunto con palabras clave, e incluso símbolos, lo que la hace treméndamente práctica. En ella, sólo entra lo que yo quiero, y me permite priorizar lo importante, y descatar lo que ha dejado de serlo.
Todo empieza en diciembre.
A principios de cada mes de diciembre recibo la nueva agenda. Y para mi es como un ritual que, aparte de disfrutarlo, me permite hacerme una idea de los compromisos y citas ineludibles que voy a tener que gestionar a lo largo del año que está a punto de empezar.
No hay tanto tiempo como parece en un año. Cuanto antes lo sepas, mejor.
El poder planificar las cosas más importantes del nuevo año que aún no ha empezado, te permite tomar conciencia de que no hay tanto tiempo disponible como parece a priori, y que todos esos “propósitos” como aprender dos idiomas, kung-Fu, cocina creativa, e ir 8 veces a la semana al gimnasio, sencillamente, vas a poder comprobar que, a priori, que no va a ser posible.
Como preparar la agenda para empezar el año totalmente enfocado en tus objetivos.
Así es como me preparo la agenda del siguiente año, y la dejo lista para empezar a usarla a partir del 1 de enero, con todos los datos de partida ya apuntados en ella. Lo hago en este orden.
1. Rellenar los datos de contacto.
Es muy importante rellenar los datos de contacto en la primera página. Pon tu teléfono, tu correo electrónico. Yo también suelo poner las matrículas de mis vehiculos. Esto es práctico, por si acaso te dejas olvidada la agenda en algún restaurante o en alguna sala de reuniones, en que puedan localizarte para devolvértela.
2. Rellenar los teléfonos más importantes.
En la parte final de todas las agendas de papel, existe unas pocas páginas para apuntar teléfonos. En el modelo que yo uso, son sólo dos páginas, que son mas que suficientes.
En esta parte, hay que poner los teléfonos de las personas más cercanas a ti. Tus padres, tus hijos, tu mujer, tus hermanos, y si quieres, los cuatro o cinco amigos más cercanos. Es recomendable añadir, el nombre, el parentesco y el número de teléfono.
Esto yo lo hago así, porque a las personas más cercanas a mi, les llamo tecleando los números cada vez (como se hacía antes). Ello me permite, algo tan importante, como memorizar sus números sin darme cuenta, y aparte, en caso de accidente, los servicios de emergencia, podrán tener acceso a los numeros de mis parientes más cercanos, simplemente abriendo la agenda.
3. Rellenar las fechas destacadas de compromisos.
Al principio de la agenda, antes de empezar el dietario, suele haber una zona donde poner las fechas destacadas por meses. En esta zona es coneniente poner los compromisos ineludibles para el próximo año; como por ejemplo.
- Pagos de impuestos.
- Vencimiento de seguros,
- Vencimiento de dominios / hosting de webs.
- Revisiones de todo tipo (de salud, de vehiculos, etc…)
- Eventos varios.
Esto me permite tener, de un vistazo, los eventos de todo el año controlados, para que no hayan sorpresas.
4. Rellenar la lista de proyectos.
En el modelo de agenda que uso, existen dos páginas, de checklist de proyectos, donde puedes apuntar los diferentes proyectos que tienes para ese año, y donde caben 108 proyectos. Evidententmente, sólo cabe el nombre del proyecto y una marca que indica en que situación está. (por hacer, en proceso, finalizado y urgente). Es muy práctico porque en una línea, está el proyecto definido y de un vistazo puedes ver en que situación están todos. Es genial.
5. Rellenar uno o varios horarios.
En mi agenda hay dos páginas con 4 horarios. Están ordenados de lunes a domingo y en las cuadrículas no pone horas. Esto es ideal, cuando por ejemplo tenemos una rutina de clases, o de entrenamiento, que siempre va en el mismo orden, en ese caso, se rellena el horario, y se hace referencia a él desde el dietario cuando hace falta. Por ejemplo:
Imaginemos que tenemos una rutina de entrenamiento, donde se hace 5 tipos de ejercicios en un orden determinado y siempre es el mismo. En ese caso, este orden de rutinas se rellenan en el horario, y cuando toca hacer esa rutina un dia determinado, simplemente se hace mención ese día, de consultar un horario determinado. Fácil y rápido.
6. Planificación de viajes.
Esta es una página muy práctica, donde podemos apuntar los viajes que tenemos planeado hacer. En él, apuntarmeos el nombre del viaje, la fecha de inicio, de fin y una breve nota explicativa. En minutos tendremos un resumen práctico y fácil de consultar sobre todos los viajes previstos para el nuevo año.
7. Varias cosas más que la agenda te permite tener a mano.
Existe una página de “informaciones”, donde te permite apuntar diferentes cosas a planificar y poder consultar en cualquier momento. Como por ejemplo:
- Blogs. Te permite tener una pequeño listado de blogs que te resultan interesantes (espero que éste que estas leyendo figure entre tus favoritos).
- Teléfonos de emergencias. (Para poner los teléfonos del seguro, etc..)
- Libros. Listado de libros que tienes planeado leer este año,
- APPS. La lista de las que te resultan más interesantes.
- Cursos. Los cursos que tienes previsto hacer
- Webs. Las webs que te resultan más interesantes.
La agenda es para planificar y el smartphone para ejecutar lo planificado.
Efectivamente, como ya habrás deducido, la agenda física es más para planificar, para hacer la parte de “estrategia”, y el smartphone sería más para hacer la parte de la “táctica”. Dado el espacio limitado que hay en la agenda física, te obliga a sintetizar la información en palabras clave, en cifras y hasta en símbolos, lo que, bien usado, te hace tremendamente productivo.
¿Qué agenda usar?
Hay cientos de agendas disponibles y con diferentes formatos. Yo he probado muchas, y como relación calidad/precio, sin duda, mi favorita es el modelo Finocam Dinamic Mara. Concretamente me gusta el tamaño Y4 de 120x170mm, que es un tamaño un poco más grande que el tamaño A5.
Esta agenda es de tapa blanda muy suave al tacto y flexible, lo que me permite llevarla cómodamente en cualquier mochila pequeña o en cualquier bandolera. El papel es muy blanco y el bolígrafo desliza en ella de forma muy suave. Tiene una apertura perfecta, lo que permite escribir en ella de una forma muy cómoda, cuenta con una goma elástica para el cierre y cuenta con un marcapáginas de cinta. Además también tiene la opción de marcar diferentes días que queramos tener localizados con las esquinas microperforadas.
La agenda que recomendaría sería esta.
El modelo de Finocam Dynamic Mara, que puedes conseguir en Amazón, y también puedes conseguirla en DASS.
Es todo.
Gracias por tu visita y espero que te haya resultado interesante.
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